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Inhaltsverzeichnisse erzeugen und bearbeiten

Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Inhaltsverzeichnisse erzeugen und bearbeiten können.

Individuelle Lesezeichen erzeugen

Um ein Lesezeichen (Inhaltsverzeichnis-Eintrag) zu erzeugen, ziehen Sie eine Seite von der Seitenliste links im Dokumentfenster in die Lesezeichenliste auf der rechten Seite im Dokumentfenster. Ziehen Sie den Eintrag zwischen bereits vorhandene Objekte, um ihn zwischen diesen zu platzieren, oder ziehen Sie ihn auf ein vorhandenes Objekt, damit es automatisch als Kindobjekt dieses Objekts einsortiert wird. Nachdem Sie das Objekt an den gewünschten Platz gezogen haben, können Sie das neue Lesezeichen umbenennen, indem Sie einen Doppelklick darauf machen und den Text bearbeiten. Der Eintrag wird automatisch mit der Quellseite verlinkt und in der Dokumentansicht zu dieser Seite führen, wenn er angeklickt wird.

Lesezeichen sortieren

Das Anordnen von Lesezeichen geschieht ganz einfach mit der Maus durch Verschieben an eine andere Position. Ziehen Sie den Eintrag zwischen bereits vorhandene Objekte, um ihn zwischen diesen zu platzieren, oder ziehen Sie ihn auf ein vorhandenes Objekt, damit es automatisch als Kindobjekt dieses Objekts einsortiert wird.

Alternativ können Sie die Lesezeichen-Hierarchie auch mit der [Tab]-Taste:
Selektieren Sie die Lesezeichen, die Sie einrücken wollen und drücken Sie dann die [Tab]-Taste. Die selektierten Lesezeichen werden automatisch als letzte Kindobjekte der ihnen vorangehenden Lesezeichen einsortiert. Wenn Sie [Alt][Tab] drücken, werden die selektierten Lesezeichen automatisch als erste Kindobjekte der ihnen vorangehenden Lesezeichen einsortiert. Wenn ein Lesezeichen schon das erste Kind in einer Gruppe ist, wird es nicht verschoben. Mit [Shift][Tab] verschieben Sie Lesezeichen in der Hierarchie eine Stufe nach oben.

Lesezeichen entfernen

Um Einträge aus der Lesezeichenliste zu entfernen, selektieren Sie die Objekte, die Sie entfernen möchten und drücken dann die [Entfernen]- oder [Backspace]-Taste. Alternativ können Sie das Kontextmenü für die Liste per Rechtsklick öffnen und dort den Menüeintrag Ausgewählte Lesezeichen entfernen wählen.

Ziel eines Lesezeichens bearbeiten

Doppelklicken Sie einen Inhaltsverzeichnis-Eintrag, um seinen Text bearbeiten zu können. Um andere Eigenschaften des Objekts zu ändern, öffnen Sie den Lesezeichen-Inspektor, indem Sie das kleine Dreieck unten rechts in der Lesezeichenliste anklicken.

Gemäß Lesezeichen zerlegen

PDF Nomad kann Dokumente in Kapitel zerlegen, oder, falls das gewünscht ist, in bestimmte Seitenbereiche entsprechend Ihrer Auswahl in der Lesezeichenliste.

Das Kontextmenü der Lesezeichenliste listet die Hierarchiestufen des Inhaltsverzeichnisses auf, die im Dokument momentan zur Verfügung stehen. So können Sie alle Lesezeichen einer bestimmten Hierarchiestufe auf einmal mithilfe dieses Kontextmenüs selektieren. Die Hierarchiestufen im Inhaltsverzeichnis werden automatisch auf- oder zugeklappt, um sichtbar zu machen, was Sie ausgewählt haben.

Der Menüeintrag Gemäß Lesezeichen zerlegen im Exportieren-Menü zerlegt das Dokument entsprechend der von Ihnen selektierten Lesezeichen in separate PDF-Dokumente. (Wenn keine Lesezeichen selektiert sind, werden alle sichtbaren Lesezeichen exportiert.) Der Seitenbereich für ein Lesezeichen beginnt mit der Seite, mit der das Lesezeichen verlinkt ist und endet vor der Seite, mit der das nachfolgende Lesezeichen verlinkt ist. (Sie können optional festlegen, dass auch die erste Seite des nachfolgenden Lesezeichens im eben beschriebenen Seitenbereich enthalten sein soll. Das ist dann praktisch, wenn Kapitel oder Abschnitte nicht immer auf einer neuen Seite beginnen.)

Die erzeugten Dokumente werden anhand des originalen Dokumenttitels und der Seitenbereiche benannt, aus denen sie erzeugt wurden. Wie auch bei anderen PDF-Exportfunktionen können Sie hier einen PDF-Filter mitbenutzen.

Mehrere Lesezeichen-Titel automatisch bearbeiten und mehrere Lesezeichen automatisch sortieren

Die Lesezeichenliste bietet eine raffinierte Funktion zum Suchen und Ersetzen, die Sie erreichen, indem Sie per [Ctrl]-Klick bzw. Rechtsklick das Kontextmenü für die Lesezeichenliste öffnen und dort den Menüeintrag Suchen und Ersetzen wählen. Dann erscheint der Dialog zum Suchen und Ersetzen in Inhaltsverzeichnissen.

Dieser Dialog bietet die Möglichkeit, nach Wörtern oder Ausdrücken im Inhaltsverzeichnis zu suchen und diese inviduell und/oder global zu ersetzen. Such- und Ersetztexte können entweder Wörtlich (der Text in den Eingabefeldern wird zum Suchen und Ersetzen buchstäblich benutzt) oder als Regulärer Ausdruck (hierbei wird die Eingabe analysiert und interpretiert, so dass Sie sehr leistungsfähige Suchen und Ersetzungen durchführen können) verwendet werden.

Sie können anhand der Suchtreffer auch automatisch Lesezeichen ein- oder ausrücken. Wählen Sie dazu die entsprechende Aktion aus dem Pop-up-Menü unten im Dialog, geben Sie einen entsprechenden Text im Suchen-Feld ein und klicken Sie auf [Anwenden].

Beispiele für Suchen mit Regulären Ausdrücken:
• Einen angehängten Punkt am Ende eines Lesezeichens finden: \.$
Das \ wird benötigt, um den Punkt zu schützen, damit er als Punkt gewertet wird (anstelle des Punkt-Operators, der jedes Zeichen findet). $ legt fest, dass die Suche nur dann erfolgreich ist, wenn das Zeichen am Ende einer Zeile gefunden wird.

Ein angehängtes Rufzeichen am Ende eines Lesezeichens finden: !$
Das Rufzeichen ! muss hier nicht geschützt werden, weil es keine spezielle Bedeutung als RegEx-Operaor hat. $ legt fest, dass die Suche nur dann erfolgreich ist, wenn das Zeichen am Ende einer Zeile gefunden wird.

Kapitel-/Absatznummerierungen wie z.B. "5.2.1.4" am Anfang eines Lesezeichen-Textes finden: ^[0-9]+\.?[0-9]?\.?[0-9]?\.?[0-9]?
Dieser Ausdruck findet Nummerierungen bis zur vierten Hierarchiestufe. Das Zirkumflex-Zeichen ^ legt fest, dass die Suche nur dann erfolgreich ist, wenn das gesuchte Zeichen am Anfang der Zeile steht. [0-9] findet alle Ziffern von 0 bis 9. Das Pluszeichen + besagt, dass der gesuchte Ausdruck mindestens ein Mal gefunden werden muss. Das Fragezeichen ? besagt, dass der gesuchte Ausdruck kein Mal oder öfter gefunden werden muss. Der Backslash \ schließlich wird benutzt, um Zeichen wörtlich zu nehmen, die in regulären Ausdrücken ansonsten eine besondere Bedeutung haben, wie der Punkt.

Weitere Informationen über Reguläre Ausdrücke nach ICU finden Sie hier:
http://www.icu-project.org/userguide/regexp.html

Nummern automatisch ersetzen und erhöhen

Der Dialog Suchen und Ersetzen bietet zudem die Möglichkeit, Nummern in den Lesezeichen einzufügen, die automatisch in jedem nachfolgenden Lesezeichen um einen festen Wert erhöht/erniedrigt werden, wenn dessen Inhalt dem Ausdruck im Suchen-Feld entspricht.

$[n1,n2]

Obwohl der Ausdruck wie ein Regulärer Ausdruck aussieht, ist er keiner. Zudem kann er nur verwendet werden, wenn im Dialog Regulärer Ausdruck gewählt ist und Sie auf [Alles ersetzen] klicken. Nur das erste Vorkommen dieses Ausdrucks wird für den Ersetzen-Wert genutzt. Wenn Sie diesen Ausdruck mehrfach eingeben, wird der Wert des ersten Vorkommens im Ergebnis mehrfach eingefügt werden.

Geben Sie im Ersetzen-Feld die Syntax $[n1,n2] ein, um die Nummern einzufügen; n1 ist die Startnummer, n2 ist der Erhöhungswert. Um den Wert zu erniedrigen, geben Sie einen negativen Wert ein.

Beispiele:
$[108, -2] fügt die Nummer 108 beim ersten Treffer ein, 106 beim zweiten usw.

Um eine "Zeilennummer" am Anfang jedes Lesezeichens einzufügen, benutzen Sie ^ als Eingabe im Suchen-Feld und "$[1,1] " (beachten Sie das Leerzeichen nach der schließenden Klammer!) als Eingabe im Ersetzen-Feld.

Inhaltsverzeichnis automatisch von Dokumentinhalten erzeugen

PDF Nomad kann automatisch Lesezeichen in der Lesezeichenliste anlegen, indem er die Inhaltsverzeichnis-Seite(n) analysiert. Diese Funktion klappt mit den meisten Inhaltsverzeichnissen und ist dabei noch recht flexibel, was die Formatierung des Inhaltsverzeichnisses angeht. Um die Lesezeichen zu erzeugen, müssen Sie PDF Nomad ein paar Informationen darüber geben, wie das Inhaltsverzeichnis formatiert ist. Dazu legen Sie noch fest, wie die erzeugten Lesezeichen formatiert werden sollen. Wählen Sie den Menübefehl Werkzeuge Lesezeichen- und Link-AutomatisierungLesezeichen von Inhaltsverzeichnis erzeugen.

In dem Dialog legen Sie fest, auf welcher Seite das Inhaltsverzeichnis beginnt und auf welcher Seite es endet. Wenn Sie Seitennummern in den Eingabefeldern für die Start- und Endseite eingeben, wird die Vorschau automatisch aktualisiert und zeigt die eingegebene Seite an. (Bitte beachten Sie, dass hier die physikalischen Seitennummern ab dem Dokumentanfang erwartet werden. Seiten im Dokument müssen nicht zwangsläufig die gleichen Seitennummern wie die physikalischen Seitennummern haben und können sogar statt Seitennummern auch Seitennamen haben.)

Als nächstes legen Sie fest, ob PDF Nomad eine hierarchische Lesezeichenlisten-Struktur anhand der sichtbaren Einrückung im Inhaltsverzeichnis, anhand der Kapitel- und Absatznummerierung oder gar keine Einrückung generieren soll (das Programm erkennt z.B. die Hierarchie von Inhaltsverzeichnis-Zeilen wie "2.4.1 Die generelle Struktur eines Inhaltsverzeichnisses").

Inhaltsverzeichnisse haben üblicherweise einige Einträge, die nicht dem normalen Muster der anderen Einträge folgen. Zum Beispiel bezieht sich der erste Eintrag oft auf das Inhaltsverzeichnis selbst; Anhang-Einträge haben oft Buchstaben statt Kapitelnummern. Einige Einträge können eine Kapitelnummer vor dem eigentlichen Kapitelnamen haben (wie z.B. "Kapitel 4: Die Sparsamkeit der Mittel"), aber Sie möchten nicht, dass dieser Kapitelhinweis im Lesezeichen mit erwähnt wird. In solchen Fällen können Sie PDF Nomad anweisen, diese speziellen Begriffe gesondert zu behadeln. Solche Begriffe können ein einzelnes Wort oder ein Ausdruck, der aus mehreren Wörtern besteht, sein. PDF Nomad sucht nur nach dem ersten Vorkommen eines Begriffs in einem Inhaltsverzeichnis-Eintrag; nachfolgende Vorkommen des speziellen Begriffs im selben Eintrag werden nicht als spezieller Begriff behandelt. Sie können die folgenden Charakteristika und Optionen für spezielle Begriffe festlegen:

  1. Hat Seiten-Etikett: Wenn der Begriff eine Seitenzuweisung hat, die nicht den normalen Seitenzuweisungen entspricht (die entweder am Anfang oder am Ende des Inhaltsverzeichnis-Eintrags steht).
  2. Begriff verbergen: Der Begriff wird im Lesezeichen-Text für diesen Inhaltsverzeichnis-Eintrag nicht erwähnt.
  3. Hat Anhang: Dem Begriff folgt ein Zeichen oder Wort, das den Begriff qualifiziert (wie die "2" in "Kapitel 2").
  4. Anhang verbergen: Der Anhang wird im Lesezeichen-Text für diesen Inhaltsverzeichnis-Eintrag nicht erwähnt.
  5. Hat Textnummerierung: Dem Begriff geht eine Kapitel- oder Absatznummer am Anfang der Zeile voran. Diese Erkennung ist sinnvoll, wenn Sie die Einrückung aif "Kapitel-/Absatznummerierung folgen" eingestellt haben.
  6. Zeile mit Seite verbinden, in der sie erscheint: Diese Option bezieht sich normalerweis auf die speziellen Begriffe "Inhalt" und "Inhaltsverzeichnis", die mit der Seite verlinkt werden sollten, auf der sie erscheinen.
  7. Groß-/Kleinschreibung beachten: Der Begriff wird nur benutzt, wenn seine Groß-/Kleinschreibung identisch mit der des gefundenen Textes ist. Wenn Sie z.B. diese Option gewählt haben und der Begriff "Starten" lautet und auf der Seite "starten" gefunden wird, wird es nicht als Treffer behandelt. "Starten" hingegen wird als Treffer behandelt, wie erwartet.

Die speziellen Begriffe müssen natürlich auch zur Sprache passen, in der das Dokument verfasst wurde. "Chapter" z.B. sollte im Deutschen durch "Kapitel" ersetzt werden.

Ziele festlegen: Hiermit weisen Sie PDF Nomad an, das erste Vorkommen des relevanten Texts eines Inhaltsverzeichnis-Eintrags auf der Zielseite zu finden und das Lesezeichen direkt auf den entsprechenden Abschnitt der Zielseite zeigen zu lassen. Wenn Sie diese Option abschalten, erzeugt PDF Nomad immer einen Link auf die Zielseite selbst, statt eine bestimmte Position auf der Zielseite zu verlinken.

Einschränkungen: Die automatische Generierung der Lesezeichen ist eine praktische Funktion, mit der Sie Stunden mühsamer Handarbeit sparen können, die Sie ansonsten darin investieren müssten, die Lesezeichen selbst zu erstellen. Prinzipiell kann diese Funktion aber nie perfekt sein. Dazu sind Inhaltsverzeichnisse zu unterschiedlich formatiert, so dass PDF Nomad sie eventuell einfach nicht richtig parsen kann und so Lesezeichenlisten erzeugt, die weitere Nachbearbeitung benötigen. Daher empfehlen wir, dass Sie die von PDF Nomad erzeugte Lesezeichenliste auf jeden Fall auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüfen. Konkret:

  • Prüfen Sie, dass für jeden Eintrag des Inhaltsverzeichnisses auch ein Lesezeichen erzeugt wurde (sofern Sie nicht möchten, dass welche unterdrückt werden).
  • Prüfen Sie defekte Einträge. Falls Inhaltsverzeichnis-Einträge mehr als eine Zeile umfassen, kann PDF Nomad sie meistens nicht korrekt behandeln.
  • Prüfen Sie, ob jedes Lesezeichen zur korrekten Seite (und Position auf der Seite) verlinkt ist. Wenn die Seitenindizes im Dokument nicht mit den Lesezeichen-Einträgen für die Seite übereinstimmen, werden die Links nicht auf die gewünschten Seiten verlinkt.
  • Prüfen Sie den Text jedes Lesezeichens auf Korrektheit und ggf. falsch übernommene Buchstaben. (Bei einigen Inhaltsverzeichnissen kann es zu generellen Problemen beim Erkennen der Texte kommen, wie z.B. am Ende des Lesezeichens auftretende Punkte. Sie können dies sehr rasch mit Suchen & Ersetzen in den Lesezeichen finden und korrigieren.)
  • Wenn Sie die Einrückung der generierten Lesezeichenliste so eingestellt haben, dass sie der sichtbaren Einrückung folgen soll und linke wie rechte Seiten unterschiedliche Ränder haben, kann es durchaus sein, dass die Gruppierung der Lesezeichen nicht korrekt erfolgt, wenn das Inhaltsverzeichnis mehrere Dokumentseiten lang ist. Bitte schieben Sie dann die entsprechenden Lesezeichen von Hand in die richtige Position.

 

Lesezeichen automatisch von selektierten Links erzeugen
Wenn die Einträge im Inhaltsverzeichnis bereits verlinkt sind, können Sie die Lesezeichen automatisch aus diesen Links erzeugen. Normalerweise erzeugt das präzisere Ergebnisse, als wenn Sie direkt über den Text verlinken. Wählen Sie den Menüeintrag Werkzeuge Lesezeichen- und Link-AutomatisierungLesezeichen von Links erzeugen.

Dann erscheint derselbe Dialog wie zuvor, aber er nutzt die existierenden Links anstelle des Texts in den Inhaltsverzeichnis-Seiten, um die Lesezeichen zu erzeugen. PDF Nomad erzeugt von jedem Link ein Lesezeichen und versucht dabei, eine Lesezeichen-Hierarchie selbständig zu erkennen, so weit die selektierten Lesezeichen dies möglich machen. Im Zweifelsfalle sind Sie aber jederzeit nachträglich in der Lage, die Lesezeichen rasch zu justieren, wie im Abschnitt Mehrere Lesezeichen-Titel automatisch bearbeiten und mehrere Lesezeichen automatisch sortieren weiter oben beschrieben.